文書作成の基本

読みやすく伝わりやすい文書作成は、会社の生産性向上に寄与するだけでなく、残された文書の資産価値も左右する重要なことですので、是非良い文章作成のスキルを身に着けてください。

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最終更新 1 年前

文書作成の基本

必読書

要点

1940年、潰滅の危機に瀕した英国の宰相の座についたウィンストン・チャーチルは、政府各部局の長に次のようなメモを送った。

われわれの職務を遂行するには大量の書類を読まねばならぬ。その書類のほとんどすべてが長すぎる。時間が無駄だし、要点をみつけるのに手間がかかる。同僚諸兄とその部下の方々に、報告書をもっと短くするようにご配意ねがいたい。

（ⅰ）報告書は、要点をそれぞれ短い、歯切れのいいパラグラフにまとめて書け。（ⅱ）複雑な要因の分析にもとづく報告や、統計にもとづく報告では、要因の分析や統計は付録とせよ。（ⅲ）正式の報告書でなく見出しだけを並べたメモを用意し,必要に応じて口頭でおぎなったほうがいい場合が多い。（ⅳ）次のような言い方はやめよう　

「次の諸点を心に留めておくことも重要である」「…… を実行する可能性も考慮すべきである」。

この種のもってまわった言い廻しは埋草にすぎない。省くか、ひと言で言い切れ。思い切って、短い、パッと意味の通じる言い方を使え。くだけすぎた言い方でもかまわない。私のいうように書いた報告書は、一見、官庁用語をならべ立てた文書とくらべて荒っぽいかもしれない。しかし、時間はうんと節約できるし、真の要点だけを簡潔に述べる訓練は考えを明確にするにも役立つ。（出典：木下是雄著作「理科系の作文技術」中公新書1981年）

良い文書とは

正しい
- 誤字脱字、文法誤り、内容誤りがない
簡潔
- 冗長な表現を避ける、1文1事案、冒頭に主張
読みやすい
- 表記の揺れ・曖昧さがない、長さが適切

文書を書く際に留意するべき事

文章の基本は、相手と目的の理解です。最も大事なことは「誰に」「どのような目的で」作成するかを明らかにすることです。文書は以下のような目的で書かれるわけですが、それぞれに必要な要素は変わってきます。

情報収集
説明や報告
議論
決める
説得・誘導
お断り

情報収集の例

タイトル: 顧客アンケート回答のお願い

誰に: 弊社の製品をご利用いただいているお客様に対して

どのような目的で: 製品の改善やサービスの向上のための意見やフィードバックを収集するため

例文：

お客様各位

いつも弊社の製品をご愛顧いただき、誠にありがとうございます。
お客様のご意見は、弊社の製品とサービスの向上に大変重要な役割を果たしております。
このたび、お客様の貴重な意見を伺うため、以下のアンケートにご協力いただけますと幸いです。
アンケートの回答は匿名で集計し、製品の改善に活用させていただきます。

アンケートへのリンク：[リンクURL]

お手数をおかけいたしますが、ご回答いただけますようお願い申し上げます。

説明や報告の例

タイトル: 会議結果報告書

誰に: 開催した会議の参加者や関係者に対して

どのような目的で: 会議の内容や議題について明確に説明し、参加者や関係者に情報を提供するため

例文：

関係者の皆様へ

先日、開催されました【会議名】にご参加いただき、誠にありがとうございました。
以下に報告書を作成いたしました。

報告書へのリンク：[リンクURL]

報告書には、会議の議題、議論のポイント、意思決定結果などが詳細に記載されています。
ご一読いただき、会議の進行や結果についての明確な理解をいただければ幸いです。
ご質問やご意見がございましたら、お気軽にお知らせください。

議論の例

タイトル: プロジェクト戦略に関する討論会のお知らせ

誰に: プロジェクトに関与するチームメンバーや関係者に対して

どのような目的で: プロジェクトの戦略や重要な意思決定について議論を促し、参加者の意見を引き出すため

例文：

プロジェクト関係者の皆様へ

プロジェクト【プロジェクト名】に関して、戦略策定および重要な意思決定を行うため、討論会を開催いたしますので討論会へのご参加をお願い申し上げます。

日時: 【討論会日程】
場所: 【討論会場所】

討論会では、プロジェクトの目標や進行状況について詳細に議論し、意見を交換する予定です。
以下の資料には、現状分析や提案されたアクションプランが記載されております。

資料へのリンク：[リンクURL]

討論に参加される前に、ご一読いただき、貴重なご意見をお聞かせいただければ幸いです。
より一層の成果を上げるためのアクションプランを策定したいと考えております。

決めるときの例

タイトル: 重要な意思決定についての協力のお願い

誰に: 意思決定に関与する関係者やメンバーに対して

どのような目的で: 選択肢や意見を提供し、重要な決定を行うための協力を依頼するため

例文：

関係者の皆様へ

このたび、プロジェクト【プロジェクト名】において重要な意思決定を行う予定です。
皆様のご意見や提案が、プロジェクトの成功に大いに貢献するものと考えております。
以下の資料には、選択肢とそれぞれのメリット・デメリットが詳細に記載されております。

資料へのリンク：[リンクURL]

皆様の貴重な意見をお聞かせいただき、プロジェクトの成果を最大化するための決定を行いたいと思っております。
ご質問やご意見がございましたら、お気軽にご連絡ください。

説得・誘導の例

タイトル: 新製品導入に関する提案と説明

誰に: 関係者や上位管理職などの意思決定者に対して

どのような目的で: 新製品導入のメリットや市場へのアピールを説明し、承認や支持を得るため

例文：

役員の皆様へ

新製品の導入に関する提案と説明のため、以下のプレゼンテーションを提出いたします。

プレゼンテーションへのリンク：[リンクURL]

この新製品は、市場での競争力を強化し、収益増加に繋がるものと考えております。
プレゼンテーションには、製品の特長、市場ニーズへの対応策、競合分析などが詳細に記載されております。
ご検討の上、ご承認いただければ幸いです。

お断りの例

タイトル: 参加依頼のお断りのご連絡

誰に: 依頼主や招待された関係者に対して

どのような目的で: 依頼や招待に対してお断りの意思を明確に伝えるため

例文：

依頼主の皆様へ

お忙しい中、この度は大変ありがたいご依頼をいただき、ありがとうございました。
誠に残念ながらご依頼の件につきましては、以下の理由によりお断りせざるを得ない状況となりましたことをお知らせいたします。

（理由や代替案などを具体的に説明）

お力になれず申し訳ございませんが、何卒ご理解いただきますようお願い申し上げます。
再度のご依頼やお誘いをいただけますよう、心よりお待ちしております。

議事録

議事録の要点

開催日時と場所: 会議が行われた日時と場所を明記します。
出席者と欠席者: 会議に出席したメンバーや参加者、欠席者の情報を記録します。
議題: 会議で議論されたテーマや項目を明示します。
議事の進行: 各議題において、議論や意見交換の進行を記録します。
決定事項: 会議で行われた意思決定や合意事項をまとめて記述します。
次回の議題: 今後の会議で取り上げるべき議題やアクションアイテムを明確にします。
次回の開催日時: 次回の会議の日時や場所を記載します。
付記事項: 会議中に特筆すべき事項や重要なメモ、提案などを追記します。

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